Messevorbereitung: Welche Messe, wann buchen & weitere Orga-Tipps
Ende September findet die BuchBerlin statt, Deutschlands drittgrößte und meine persönliche Lieblings-Buchmesse. Da sich bei mir also in den kommenden Wochen ohnehin alles darum drehen wird, dachte ich mir, nehm ich euch mit auf diese Reise. Heute soll es um die Messevorbereitung gehen: Wie findest du das richtige Event für dich? Wann solltest du buchen? Was gilt es bei der Planung zu beachten? Und welche Orga-Kniffe habe ich im Laufe der Zeit alles gelernt? Ich verrate es dir – lies jetzt weiter!
1. Welche Messe passt zu mir?
Bevor du irgendwelche Packlisten schreibst, beginnt die Messevorbereitung damit, erst einmal herauszufinden, welches Event überhaupt zu dir passt. Dafür braucht es zunächst einiges an Recherche, denn es gibt so viele Veranstaltungen und momentan kommen auch einige Neue hinzu.
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Mein Tipp: Schau dich zum Beispiel auf dieser Website um, da kannst du dich über Messen nach Branchen sortiert informieren.
Wenn du dann eine Veranstaltung gefunden hast, die dich interessiert, hilft meiner Meinung nach nur eins, um herauszufinden, ob sich ein Stand für dich lohnt: Trial-and-Error. Denn zumindest für mich war es etwas ganz anderes, auf einer Messe als Besucher zu sein oder als Aussteller.
Du kannst dich natürlich noch zusätzlich in der Bubble umhören, welche Erfahrungen andere gemacht haben. Frag zum Beispiel, wann Standbestätigungen herauskommen. Ich persönlich lege hier nämlich viel Wert auf eine frühe Rückmeldung, ob ich dabei bin oder nicht. Denn andernfalls sind weitere Buchungen für Hotels usw. oft einfach wirtschaftlich und terminlich nicht mehr machbar.
2. Wann sollte ich buchen?
Kurze Antwort: So früh wie möglich! Denn viele Messen bieten Frühbucherrabatte an. Das kann sich schon ordentlich lohnen, bei der Leipziger Buchmesse sparst du dadurch etwa 10 %, bei der BuchBerlin können es sogar 20 % sein. Hier solltest du dich also immer gut informieren, damit du keine Fristen verpasst.
Das heißt aber auch bei vielen Veranstaltungen, dass du schon oftmals direkt nach den Events wieder das nächste Jahr buchen musst. Denn die Early Bird Preise sind häufig wirklich nur wenige Wochen nach den Messen verfügbar. Ich kenne einige Personen, die darum schon auf den Großmessen selbst wieder ihre Stände fürs nächste Jahr dingfest machen.
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Mein Tipp: Es ist bei vielen Messen möglich, Standnachbar-Wünsche bei der Buchung mit anzugeben. Gerade bei kleineren Events werden die meistens berücksichtigt, was dann super praktisch ist, wenn ihr euch vielleicht mal gegenseitig kurz vertreten wollt.
Frühbuchen gilt übrigens genauso für Unterkünfte. Gerade in Leipzig oder Frankfurt lohnt es sich, die Zimmer direkt schon wieder fürs kommende Jahr zu reservieren, denn die sind bei solchen großen Veranstaltungen sonst schneller weg als geschnitten Brot.
3. Was gibt es bei Anreise und Unterkunft zu beachten?
Wer mit eigenem Stand auf eine Messe geht, wird in den allermeisten Fällen mit einem Auto anreisen. Sollte dein privater PKW eher kompakt ausfallen, musst du dir ggf. einen Mietwagen organisieren. Hier hab ich schon ab und an gemerkt, dass du nicht immer das bekommst, was du als Wunsch angegeben hast. Plane also bei den Abholzeiten am besten etwas Puffer ein, dann bist du auf der sicheren Seite und kannst zur Not auch noch versuchen, solche Dinge zu klären.
Als Unterkunft ist ein Hotel oder eine Ferienwohnung fußläufig vom Messegelände natürlich der Sechser im Lotto. Wenn ich alleine unterwegs bin, versuche ich immer eine Schlafgelegenheit zu finden, die auch mit dem Auto nur etwa 5 Minuten Fahrtzeit entfernt ist. Das hat für mich Sicherheitsgründe, denn Messetage sind anstrengend und ich bin davon immer sehr erschöpft. Einen Unfall braucht es dann wirklich nicht noch – also achte, wenn möglich, auf deine Ressourcen und plane entsprechend!
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Mein Tipp: Wenn du keine Angaben über einen eigenen Parkplatz auf den Websites findest, frag beim Hotel nach. In Frankfurt habe ich einmal 1,5 h damit verbracht, einen Parkplatz zu suchen. Und – falls das für dich relevant ist – kannst du dich dann gleich noch nach E-Ladesäulen in der Nähe erkundigen.
Frühstück ist ansonsten ebenfalls ein Aspekt, auf den ich viel Wert lege. Wenn ich an Messetagen nämlich morgens nichts esse, vergesse ich das gern generell, was dann gar nicht gut für den Energiehaushalt während so anstrengenden Events ist. Also: Lieber Frühstück im Hotel mit buchen. Hier schau ich auch, ab wann das Buffet geöffnet ist, denn erfahrungsgemäß bin ich einfach so früh schon wach, dass ich dann nicht noch ewig warten will. Messehotels sind da meist gute Adressen!
4. Welche Bezahloptionen biete ich am besten an?
Wenn du deine Produkte auf der Messe verkaufen darfst bzw. möchtest, ist die Frage nach der Kasse natürlich wichtig. Meiner Erfahrung nach solltest du immer beides anbieten: digital und mit Bargeld. Je mehr Optionen, desto besser.
Im Zweifel kannst du zum Beispiel einen ausgedruckten QR-Code für dein PayPal aufhängen. Es gibt aber ganz verschiedene digitale Zahlungsmittel. Ich persönlich habe mich für Sumup entschieden. Dabei solltest du ebenso Vorlauf einplanen, denn du musst das Gerät noch bestellen, einen Account anlegen und dann deine Produkte einpflegen.
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Mein Tipp: Mach unbedingt Testkäufe! Die lassen sich wieder stornieren, aber nur so bekommst du mit, ob alles ordentlich funktioniert.
Denk außerdem an die Hardware, denn die Geräte brauchen Strom. Powerbanks (ja, Mehrzahl) sollten somit geladen und zur Hand sein. Zudem musst du dich um Internet kümmern. Denn leider sind die integrierten Möglichkeiten der Geräte tendenziell etwas wackelig und das Messenetz oft überlastet. Du kannst dann entweder selbst einen Hotspot einrichten oder aber zum Beispiel mobile WLAN-Router einsetzen.
5. Kleinvieh macht auch Mist – woran musst du noch denken?
Damit eine Messe richtig schön wird, gibt es noch zig Dinge drumherum. Das beginnt damit, dass du die Augen und Ohren offen hältst, wer denn noch da ist. Etwa um eben Standnachbarn ansprechen zu können – oder gar einen Gemeinschaftsstand zu planen. Für mehr Sichtbarkeit könnt ihr dann z. B. gemeinsame Aktionen planen (Stempel-Ralleys, Verlosungen usw.)
Aber Achtung: Wenn ihr zu mehreren am gleichen Stand steht, ist nicht unbedingt eine Gruppenkasse zu empfehlen, das kann nämlich steuerlich zu Nachteilen führen. Und auch die Sichtbarkeit ist so ein Faktor, denn mit einem Gemeinschaftsstand spart ihr zwar Kosten und es hilft dem Sicherheitsgefühl, aber euer Name ist dadurch weniger präsent und es gibt mehr zu koordinieren. Das sind strategische Punkte, die ihr bedenken solltet. Ich habe beides schon gehabt und kann es je nachdem empfehlen.
Bestreitest du die Messe doch solo, ist so ein Event ja aber trotzdem viel zum Netzwerken und Menschen Treffen da. Versuch also am besten schon vorab Zeiten zu blocken, zu denen du dich mit Kolleg*innen oder Dienstleistenden triffst. Das kann genauso außerhalb des Veranstaltungsgeländes stattfinden.
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Mein Tipp: Wollt ihr abends noch etwas essen und ihr seid mehr als 4 Personen, recherchier und reservier am besten vorab ein passendes Lokal. Nach einem Messetag noch hungrig bei Restaurants Klinken zu putzen, macht nämlich gar keinen Spaß!
Fazit: Eine gute Messevorbereitung ist die halbe Miete!
Messen sind einiges an Orga- und Kostenaufwand. Aber sie sind auch so wertvoll, um etwa in Verbindung mit den Lesenden zu treten oder Kontakte zu Kolleg*innen zu halten bzw. zu vertiefen. Aus diesem Grund nehme ich diese Mühen immer wieder gern in Kauf.
Steht bei dir gerade eine Messe an? Dann bleib dran – in den kommenden Wochen gebe ich noch Tipps zur Standplanung, wie du (auch als introvertierte Person) am besten solche Events überstehst und wie sich so ein typischer Messetag als Aussteller gestalten kann.
Hast du noch Tipps für die Messevorbereitung? Dann teile sie doch gern mit uns!
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