Standplanung – zwischen Messehingucker und Sicherheitsvorgaben
Noch immer stecke ich in den Messevorbereitungen und lass euch dabei über meine Schulter schauen. Heute kümmern wir uns um die Standplanung. Was ist Pflicht und was die Kür? Wie gehe ich bei der Gestaltung meines Tisches vor? Und wie entscheide ich, was ich alles an Sortiment mitnehme? Lies jetzt weiter und erfahre mehr!
1. Standplanung heißt zunächst: Möbel abklären
First things first – bevor wir uns über so lustige Dinge wie Dekoration oder Produkte den Kopf zerbrechen, müssen wir erst einmal wissen, wie viel Platz wir überhaupt zur Verfügung haben. Je nach Veranstalter bekommst du ganz verschiedene Gegebenheiten, mit denen du arbeiten musst:
- Das Komplettprogramm: Bei großen Messen wie z. B. der LBM kriegst du meist richtige Boxen mit Stellwänden, Tischen, Regalen und Co. zur Verfügung gestellt (bzw. mietest die ganze Ausstattung natürlich).
- Die Meterware: Auf einigen kleineren Messen mietest du die konkrete Tischlänge, also zum Beispiel 1 m, und bekommst dann genau das bereitgestellt.
- Die Minimalisten: Du kannst manchmal auch nur die pure Quadratmeterzahl Boden mieten, dann musst du dich selbst ums Mobiliar kümmern.
Du müsstest also beim Buchen deines Standes schon in etwa wissen, wie viel Platz du brauchst bzw. was du selbst an Möbeln mitbringen kannst. Andernfalls ist hinterher das Erwachen bitter, wenn du zu viel oder zu wenig Ware dabei hast – oder sogar auf dem Boden auslegen müsstest.
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Mein Tipp: Auch wenn viele es machen, plane ich für meine Stände keine Stühle ein. Auf mich wirkt es immer viel einladender und präsenter, wenn die Ausstellenden nicht sitzen, ansonsten hab ich selbst immer Sorge, bei einer Pause zu stören. Wenn ich mich ausruhen will, verlasse ich darum meinen Platz.
2. Eine Frage der Sicherheit: Feuerschutz und Co.
Eine der drängendsten Fragen, die mir als Aussteller auf wohl allen Messen und Conventions bisher begegnet ist, ist die der Sicherheit, insbesondere des Brandschutzes. Der hat nämlich auf deine Standplanung große Auswirkungen, immerhin muss alles – einzige Ausnahme: deine Ware selbst – eine B1-Zertifizierung haben.
Die sogenannte Brandschutzklasse B1 umfasst “schwer entflammbare” Materialien, also solche Stoffe, bei denen nach dem Entfernen der Feuerquelle der Brand auch von allein wieder erlischt. (Achtung – mach dich hier bitte selbst noch einmal schlau, ich kann keine Rechtsberatung geben!)
Tricky daran ist, dass du für alles Zertifikate brauchst und zur Hand haben musst, die das nachweisen. Das betrifft Tische, Tischdecken, Deko, Aufbauten, Rollups usw. Darum lasse ich zum Beispiel meine Tischdecken aus entsprechend präpariertem Stoff anfertigen, denn einigen Messen genügt es nicht mehr, wenn du mit Schutzsprays oder Bädern selbst Hand anlegst.
Viele Messen erlauben übrigens nicht, dass du am Stand Kartons zur Aufbewahrung nutzt. Darum arbeite ich zum Beispiel mit Plastikboxen (dazu später mehr). Andere Events verlangen auch, dass jede*r Ausstellende*r einen Feuerlöscher dabei hat. Brandschutz wird ernst genommen und obwohl es zum Teil wirklich anstrengend ist, hat das natürlich gute Gründe.
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Mein Tipp: Lies dir sehr aufmerksam die AGB durch, denn dort sind genau solche Pflichten aufgeführt. Außerdem finden sich da auch weitere Angaben zu den Ständen, etwa wie weit du in die Höhe bauen darfst oder wie viel Lagerungsfläche du zur Verfügung hast.
3. Ich packe meinen Koffer und nehme mit: Produktsortiment
Deine Standplanung ist feuerfest und du hast alle Möbel zusammen? Dann kommt jetzt der wichtigste Punkt: Was nimmst du überhaupt mit zur Messe? Während die einen auf spezielle Messe-Produkte schwören, möchten die anderen am liebsten alles mitbringen, was ihre Warenlager hergeben.
Ich selbst gehöre eher zur zweiten Gruppe, da ich gar nicht die Lagerkapazitäten habe, um ein exklusives Messesortiment aufzubewahren. Darum nehme ich lieber einen guten Querschnitt aus meinen Artikeln mit. Trotzdem habe ich mir ein paar Kniffe in den vergangenen Jahren angeeignet, nach denen ich mein Angebot feinjustiere:
- Neuerscheinungen: Diese plane ich meist zu Messen und nehme davon dann besonders reichlich mit. Sie sind zum Release nur dort erhältlich und werden erst danach in meinen Online-Shop eingestellt.
- Erste Bände: Davon packe ich immer mehr ein, als von den übrigen Titeln einer Serie. Neues Publikum geht häufig nicht sofort das Commitment einer gesamten Reihe ein, sondern tastet sich mit dem 1. Band vorsichtig ran.
- Beifang-Produkte: Meine wahren Helden der Messe sind Postkarten, Sticker, Schlüsselanhänger und Co. Die sind ein niederschwelliger Einstieg in mein Angebot und werden gern mitgenommen. Und wer bereits alle Bücher von mir hat, greift hier oft trotzdem noch mal zu.
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Mein Tipp: Wenn es sich um eine Messe handelt, auf der ich bereits zuvor Aussteller war, schaue ich mir die Verkaufszahlen des vergangenen Jahres an und nehme dann meist 10–20 Stück mehr von den Bestsellern mit.
4. Zwischen Chichi und Eyecandy: Deko für deinen Stand
Die Krönung der Standplanung ist natürlich die Deko. Sie ist im Idealfall der Eyecatcher, der Leute an deinen Tisch holt. Dennoch sollte sie meiner Meinung nach nicht deinen eigentlichen Produkten die Schau stehlen. Die Balance hier zu finden, ist nicht immer einfach.
Ich habe für mich inzwischen eine Mischung aus großen Rollups zu meinen Büchern, niedlichem, dazu passenden Merch (z. B. ein Häkel-Zomis, die Anleitung kriegen die Leute als Download in meinem Shop) und Lichtelementen entschlossen. Dabei aber Achtung: Geräte mit Akkus wollen viele Messen vorab prüfen, darum nutze ich hier eher Varianten mit Batteriebetrieb.
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Mein Tipp: Aktionen und Giveaways (u. U. auch mit Kolleg*innen) gehören ebenfalls bei vielen zur Standplanung dazu, ziehen sie doch auch gut das Publikum an. Aber hierzu ein weiterer Hinweis: Je nachdem, wie du das ausgestaltest, muss die Sache z. B. bei der Messe angemeldet werden. Informiere dich also sehr genau vorab!
Nicht vergessen solltest du übrigens die Preisauszeichnung! Zum einen nimmt das ebenso Raum auf dem Tisch ein und darf nicht ständig umfallen. Zum anderen müssen Preise gut sichtbar sein, wenn die Leute direkt vorm Stand stehen.
Robuste, etwas angewinkelte Schilder sind darum meine Wahl. Bei einigen Kolleg*innen hab ich es aber auch schon gesehen, dass mit kleinen Klammern die Schilder direkt an die Produkte geheftet wurden – und das sogar im passenden CI-Look. Sehr cool!
5. Tetris-Erfahrungen von Vorteil: meine Best Pack-Practice
Wir haben Möbel, wir sind feuerfest, unsere Produkte sind ausgewählt und die Deko perfekt darauf abgestimmt. Und nun? Nun muss das Ganze noch sicher zur Messe hin und wieder nach Hause transportiert werden. Der letzte Punkt meiner Standplanung gilt also dem Packen.
Ich nutze sogenannte Euro-Kisten. Die sind genormt in ihrem Maß, ein sehr stabiles Stecksystem, stapelbar und stehen trotzdem sicher. Das Schöne an meinen Boxen ist zudem, dass es sie in einer Größe gibt, in die meine Bücher perfekt hineinpassen. So ist alles sicher, nichts wackelt oder rutscht und alles hat Luft.
Damit kleinere Artikel nicht komplett durcheinanderfallen, habe ich mir dafür ebenfalls etwas überlegt. Sticker kommen zum Beispiel in Sortierboxen. Meine Postkarten wiederum liegen gestapelt in kleinen Kisten. Damit ich hier nicht ewig nach dem nächsten Motiv blättern muss, habe ich pro neuem Design immer eine Karte zu Beginn, die ein kleines bisschen größer als die anderen ist. So funktioniert sie wie ein fühlbarer Marker.
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Mein Tipp: Ich habe zudem immer eine kleine Box mit einigen Essentials dabei, die sowohl beim Auf- als auch Abbau praktisch sind. In ihr liegen: Klebeband, Mülltüten, Schere, Schnur sowie Sicherheits- und Pinnadeln.
Fazit: Unterschätze die Standplanung nicht!
Ob deine Messe gelingt, ist tatsächlich zu einem gewissen Teil auch von der Standplanung abhängig. Sie sollte einladend sein und die Leute anlocken, aber nicht völlig überfordern. Mach darum unbedingt Stellproben und bau alles einmal komplett auf. Guck es dir dann aus Sicht deiner Besuchenden an: Wie wirkt das Ganze? Siehst du unten noch deine Lagerkisten hervorlugen? Sieht es rummelig oder aufgeräumt aus?
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Mein Tipp: Achte mal darauf, wie lange du zum Aufbauen (und Abbauen) brauchst. Einige Messen haben dafür sehr straffe Zeitpläne. Das also mehrfach durchzuspielen, ist sicher keine schlechte Idee!
Und schließlich denk auch an deine Perspektive: Hast du hinterm Tisch zwischen Lager und Rollups genug Platz? Ist alles griffbereit und gleichzeitig sicher verstaut? Hast du an Getränke und Snacks für dich gedacht? Dazu erfährst du übrigens im nächsten Beitrag noch mehr, wenn ich meine Tipps zum Überleben auf einer Messe mit dir teile.
Ich hoffe, meine Erfahrungen zur Standplanung waren ein spannender Blick hinter die Kulissen. Vielleicht konnte ich dir sogar ein bisschen helfen, deinem eigenen Konzept noch den letzten Schliff zu verleihen. Hast du selbst noch einen spannenden Tipp? Dann teil ihn doch gern mit uns!
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